Personuppgiftspolicy
För oss på Gemensamma Krafter AB är det viktigt att du kan känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi eftersträvar alltid en hög nivå av skydd för dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i gällande integritetsskyddslagstiftning och i enlighet med EU:s dataskyddsdirektiv GDPR (General Data Protection Regulation), samt övriga riktlinjer som gäller inom Gemensamma Krafter. I denna policy som omfattar alla personuppgifter vi får genom kunder medarbetare och andra vi har en affärsrelation med får du information om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Här finns även information om dina rättigheter. Denna policy gäller Gemensamma Krafter AB och Majsangruppen AB.
VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?
Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet är en personuppgift. Det är exempelvis namn, epost-adresser och personnummer men också bilder, filmer och användarnamn i digitala medier. Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som sker med personuppgifter i IT-system. Det handlar till exempel om insamling, registrering, läsning, lagring, bearbetning, överföring och radering mm.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG?
För de behandlingar som sker inom Gemensamma Krafter AB och Majsangruppen AB är Gemensamma Krafter AB personuppgiftsansvarig.
Gemensamma Krafter AB
Box 45013
104 30 Stockholm
Org. nr. 559086–4319
VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN OM DIG OCH VARFÖR?
Vi samlar endast in personuppgifter som är relevanta för det ändamål de är avsedda för som:
VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED?
Vi lämnar endast ut uppgifter om det krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot tex en offentlig beställare. Det kan röra sig om journalföring i ett kommunalt journalsystem, till Kivra för utskick av lönespecifikation, Skatteverket för kontrolluppgift etc. Förutom det kan dina personuppgifter även komma att lämnas ut till våra leverantörer av IT-tjänster som dokumentationssystem och lönehantering. Vi ansvarar för att återrapportera genomförande av insatser vi utför, tex genomförandeplan. Detta sker till beställande kommun på ett säkert sätt. Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi behandlar dina personuppgifter inom EU/EES.
HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat gallringsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur lång lagringstiden kan bli är olika beroende på ändamål med behandlingen och hur länge uppgiften är nödvändig för ändamålet. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt gallra eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Vissa uppgifter i bokföringen behöver p g a lagstiftning t ex sparas minst sju år medan andra uppgifter raderas så snart behovet inte finns.
VILKA RÄTTIGHETER HAR DU SOM ÄR REGISTRERAD?
Du har rätt att när som helst begära information om de personuppgifter vi har om dig. Du kan alltid återkalla ditt samtycke till de uppgifter som inte omfattas av lagkrav. Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade, ändrade eller raderade. Vi får dock inte radera uppgifter där det finns ett lagstadgat krav på lagring, till exempel bokföringsregler eller uppgifter som behövs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot kunder och anställda.
HANTERING AV DINA RÄTTIGHETER
Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser/eller legal företrädare. Vi behöver en vidimerad kopia av din eller din legala företrädares giltiga ID-handling för att styrka korrekt identitet. Utan detta kan vi inte behandla din begäran. Ansökan görs på blankett som du hittar här. Vi kommer att besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. E-posta till [email protected]
HUR HANTERAR VI PERSONNUMMER?
I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock nödvändigt med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering.
HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi vidtar löpande tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, manipulation och obehörig åtkomst. Våra säkerhetsåtgärder anpassas fortlöpande för att följa den tekniska utvecklingen och så långt möjligt förebygga eventuella hot.
VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?
Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet är en personuppgift. Det är exempelvis namn, epost-adresser och personnummer men också bilder, filmer och användarnamn i digitala medier. Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som sker med personuppgifter i IT-system. Det handlar till exempel om insamling, registrering, läsning, lagring, bearbetning, överföring och radering mm.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG?
För de behandlingar som sker inom Gemensamma Krafter AB och Majsangruppen AB är Gemensamma Krafter AB personuppgiftsansvarig.
Gemensamma Krafter AB
Box 45013
104 30 Stockholm
Org. nr. 559086–4319
VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN OM DIG OCH VARFÖR?
Vi samlar endast in personuppgifter som är relevanta för det ändamål de är avsedda för som:
- När du söker lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning hos oss
- För att kunna utföra vård och omsorg i enlighet med gällande lagstiftning och bestämmelser när du bor på något av våra boenden som tex journalföring och dokumentation
- När du har en närstående som bor eller arbetar hos oss
- När du blir anställd hos oss
- När du kontaktar oss via e-post
- För att skapa och hantera fakturor
VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED?
Vi lämnar endast ut uppgifter om det krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot tex en offentlig beställare. Det kan röra sig om journalföring i ett kommunalt journalsystem, till Kivra för utskick av lönespecifikation, Skatteverket för kontrolluppgift etc. Förutom det kan dina personuppgifter även komma att lämnas ut till våra leverantörer av IT-tjänster som dokumentationssystem och lönehantering. Vi ansvarar för att återrapportera genomförande av insatser vi utför, tex genomförandeplan. Detta sker till beställande kommun på ett säkert sätt. Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi behandlar dina personuppgifter inom EU/EES.
HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat gallringsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur lång lagringstiden kan bli är olika beroende på ändamål med behandlingen och hur länge uppgiften är nödvändig för ändamålet. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt gallra eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Vissa uppgifter i bokföringen behöver p g a lagstiftning t ex sparas minst sju år medan andra uppgifter raderas så snart behovet inte finns.
VILKA RÄTTIGHETER HAR DU SOM ÄR REGISTRERAD?
Du har rätt att när som helst begära information om de personuppgifter vi har om dig. Du kan alltid återkalla ditt samtycke till de uppgifter som inte omfattas av lagkrav. Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade, ändrade eller raderade. Vi får dock inte radera uppgifter där det finns ett lagstadgat krav på lagring, till exempel bokföringsregler eller uppgifter som behövs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot kunder och anställda.
HANTERING AV DINA RÄTTIGHETER
Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser/eller legal företrädare. Vi behöver en vidimerad kopia av din eller din legala företrädares giltiga ID-handling för att styrka korrekt identitet. Utan detta kan vi inte behandla din begäran. Ansökan görs på blankett som du hittar här. Vi kommer att besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. E-posta till [email protected]
HUR HANTERAR VI PERSONNUMMER?
I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock nödvändigt med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering.
HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi vidtar löpande tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, manipulation och obehörig åtkomst. Våra säkerhetsåtgärder anpassas fortlöpande för att följa den tekniska utvecklingen och så långt möjligt förebygga eventuella hot.
Medarbetare
REKRYTERING
När du söker en anställning hos oss ger du information om dig själv som namn kontaktuppgifter etc.
Vi behandlar även CV och personnummer om du har angett det. Vi ber alltid om att få se utdrag ur belastningsregister, (dokumentet sparas inte av oss utan endast en notering om att vi sett utdraget, och det är frivilligt att visa upp). Vi tar även in referenser. Vi behandlar dina uppgifter för att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för sitt uppdrag och den lagliga grunden är att det är nödvändigt och rör våra berättigade intressen som att administrera och behandla din ansökan till en viss tjänst, när du skickar in en spontanansökan och för att bevaka våra intressen vid en eventuell framtida tvist. Vi sparar dina uppgifter under hela rekryteringsperioden. Om du meddelar att du inte längre är intresserad av tjänsten du sökt raderar vi dina personuppgifter omgående. När en rekrytering är klar och du inte blir anställd sparar vi dina uppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i två år och två månader efter avslutad rekryteringsprocess. Om en tvist uppkommer sparar vi dina uppgifter fram till dess tvisten är slutligt avgjord.
ANSTÄLLNING
I samband med anställning samlar vi in information om dig för att kunna fullgöra vår del av anställningsförhållandet. Till exempel behöver vi din adress, personnummer, bankkonto, eventuell information om närmaste anhörig. Om du lämnar känslig information till oss tex om allergi eller önskemål om kost vid en utbildning eller liknande förutsätter vi att du vill att vi ska hantera denna information, detta raderas efter avslutad utbildning eller liknande.
Vi överför och behandlar dina personuppgifter för att försvara företagets intressen, till exempel i tvistemåls- eller brottmålsrättegångar. Alla medarbetare är skyldiga att sätta sig in i och följa denna policy.
KUNDER
Användning av personuppgifter inom hälso- och sjukvården är avgörande inte bara för att tillhandahålla vård och omsorg. Utöver dataskyddsförordningen styrs hanteringen av de boendes personuppgifter genom övriga lagar inom hälso- och sjukvårdsområdet såsom Patientdatalagen, Hälso- och sjukvårdslagen, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, Socialtjänstlagen med flera. Journalhandlingar och dess hantering styrs och regleras dessutom av Socialstyrelsens riktlinjer. Boende hos oss tecknar hyreskontrakt för lägenheten och därmed hanteras personuppgifter för fullgörande av kontrakt och lagar som reglerar detta förhållande.
När du söker en anställning hos oss ger du information om dig själv som namn kontaktuppgifter etc.
Vi behandlar även CV och personnummer om du har angett det. Vi ber alltid om att få se utdrag ur belastningsregister, (dokumentet sparas inte av oss utan endast en notering om att vi sett utdraget, och det är frivilligt att visa upp). Vi tar även in referenser. Vi behandlar dina uppgifter för att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för sitt uppdrag och den lagliga grunden är att det är nödvändigt och rör våra berättigade intressen som att administrera och behandla din ansökan till en viss tjänst, när du skickar in en spontanansökan och för att bevaka våra intressen vid en eventuell framtida tvist. Vi sparar dina uppgifter under hela rekryteringsperioden. Om du meddelar att du inte längre är intresserad av tjänsten du sökt raderar vi dina personuppgifter omgående. När en rekrytering är klar och du inte blir anställd sparar vi dina uppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i två år och två månader efter avslutad rekryteringsprocess. Om en tvist uppkommer sparar vi dina uppgifter fram till dess tvisten är slutligt avgjord.
ANSTÄLLNING
I samband med anställning samlar vi in information om dig för att kunna fullgöra vår del av anställningsförhållandet. Till exempel behöver vi din adress, personnummer, bankkonto, eventuell information om närmaste anhörig. Om du lämnar känslig information till oss tex om allergi eller önskemål om kost vid en utbildning eller liknande förutsätter vi att du vill att vi ska hantera denna information, detta raderas efter avslutad utbildning eller liknande.
Vi överför och behandlar dina personuppgifter för att försvara företagets intressen, till exempel i tvistemåls- eller brottmålsrättegångar. Alla medarbetare är skyldiga att sätta sig in i och följa denna policy.
KUNDER
Användning av personuppgifter inom hälso- och sjukvården är avgörande inte bara för att tillhandahålla vård och omsorg. Utöver dataskyddsförordningen styrs hanteringen av de boendes personuppgifter genom övriga lagar inom hälso- och sjukvårdsområdet såsom Patientdatalagen, Hälso- och sjukvårdslagen, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, Socialtjänstlagen med flera. Journalhandlingar och dess hantering styrs och regleras dessutom av Socialstyrelsens riktlinjer. Boende hos oss tecknar hyreskontrakt för lägenheten och därmed hanteras personuppgifter för fullgörande av kontrakt och lagar som reglerar detta förhållande.
Närstående/anhörig
TILL KUNDER
Vi kommunicerar med dig som närstående genom bland annat e-post. I e-post skickas ingen känslig information om tex hälsotillstånd. Du kan när som helst begära att vi slutar skicka e-post eller annan kommunikation som baserats på ditt samtycke. I övrigt följer vi den lagstiftning som finns kring hantering av närståendes åtkomst till hälsouppgifter för sin anhörige.
TILL ANSTÄLLDA
Vi behandlar dina personuppgifter om en anställd har registrerat dig som anhörig kontaktperson. Vi gör det för att kunna komma i kontakt med dig vid händelse av en olycka, plötslig sjukdom eller liknande som drabbar din anhörige. Det är uppgifter som ditt namn och telefonnummer. Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för ändamål som rör vårt berättigade intresse av att komma i kontakt med dig i händelse av en nödsituation. Vi raderar alla uppgifter omgående när den anställde slutar sin anställning.
Vi kommunicerar med dig som närstående genom bland annat e-post. I e-post skickas ingen känslig information om tex hälsotillstånd. Du kan när som helst begära att vi slutar skicka e-post eller annan kommunikation som baserats på ditt samtycke. I övrigt följer vi den lagstiftning som finns kring hantering av närståendes åtkomst till hälsouppgifter för sin anhörige.
TILL ANSTÄLLDA
Vi behandlar dina personuppgifter om en anställd har registrerat dig som anhörig kontaktperson. Vi gör det för att kunna komma i kontakt med dig vid händelse av en olycka, plötslig sjukdom eller liknande som drabbar din anhörige. Det är uppgifter som ditt namn och telefonnummer. Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för ändamål som rör vårt berättigade intresse av att komma i kontakt med dig i händelse av en nödsituation. Vi raderar alla uppgifter omgående när den anställde slutar sin anställning.
Sociala medier och hemsida
Vi kan komma att samla in personuppgifter om du registrerar dig på våra webbplatser med ett socialt nätverkskonto (som t ex Facebook). Den information vi samlar in kan bero på de integritetsinställningar du har på sociala nätverket, så vi ber dig att granska aktuell personuppgiftspolicy eller policy.
Besökare som väljer att följa oss på våra sociala media-konton kan komma åt sin profil, korrigera, och uppdatera sina detaljer eller avregistrera sig när som helst.
Besökare som väljer att följa oss på våra sociala media-konton kan komma åt sin profil, korrigera, och uppdatera sina detaljer eller avregistrera sig när som helst.
Cookies
Vi använder cookies på hemsidan i syfte att förbättra användarupplevelsen. En cookie är en datafil som en webbplats begär att få spara i din dator. Cookies används för att ge dig tillgång till olika funktioner och tjänster, samt för att förbättra din upplevelse av webbplatsen. Det finns två olika typer av cookies: permanenta och tillfälliga. Vår hemsida använder båda typer av cookies för att spara statistik om hur många besökare vi har och vilka sidor de besöker. Vi sparar ingen personlig information i cookies. Om du inte accepterar cookies kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar till lagring av cookies eller informeras varje gång en webbplats begär att få lagra en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas. Väljer du att neka eller radera cookies från vår webbplats kan det påverka din upplevelse av webbplatsen och medföra att vissa funktioner inte fungerar som de ska.
Om du kontaktar oss
OM DU KONTAKTAR OSS VIA TELEFON
För att kunna hjälpa dig tar vi vid behov minnesanteckningar. Dessa förstörs när vi hanterat ditt ärende. Vi behandlar endast personuppgifter du ger oss baserat på vårt berättigade intresse av att kunna hantera ditt samtal. Vi spelar inte in några samtal.
OM DU KONTAKTAR OSS VIA E-POST
Vi behandlar endast din e-postadress och personuppgifter du anger i ditt e-postmeddelande baserat på vårt berättigade intresse av att kunna hantera ditt ärende.
För att kunna hjälpa dig tar vi vid behov minnesanteckningar. Dessa förstörs när vi hanterat ditt ärende. Vi behandlar endast personuppgifter du ger oss baserat på vårt berättigade intresse av att kunna hantera ditt samtal. Vi spelar inte in några samtal.
OM DU KONTAKTAR OSS VIA E-POST
Vi behandlar endast din e-postadress och personuppgifter du anger i ditt e-postmeddelande baserat på vårt berättigade intresse av att kunna hantera ditt ärende.
Tillsyn och kvalitetskontroll
Gemensamma krafter kontrollerar årligen efterlevnaden av denna policy samt gör en kvalitetskontroll av effektiviteten av vårt program för personuppgiftsbehandling.